Veranstaltungen

Eine Beschreibung des Projektmanagement und der Selbstständigkeit von Veranstaltungen mit meinem Hobby Squrae Dance.

Hier entsteht zuerst eine Idee. Die erste Frage ist dann immer, wo kann ich das machen und an welchem Datum. Als Beispiel ganz aktuell ein „Advents Dance“ am 12. Dezember 2027. Also im kommenden Jahr.

Damit beginnt die Suche nach passenden Räumlichkeiten. Das können Sporthallen sein, Aula in der Schule, Vereinsheime, Mehrzweckhallen und wie auch immer. Danach werden die Caller benötigt, also diejenigen, die die Tanzfiguren ansagen. damit gibt es dann schon mehrere Verträge und Konditionen, die ausgehandelt wurden.

Jetzt beginnt die Arbeit der Kalkulation. Was kostet die Halle, was kosten die Caller, bis wann kann ich kostenlos stornieren? Zunächst beginnt die Kalkulation. Also Kosten zusammentragen.

  • Hallenkosten
  • Caller Kosten
  • GEMA
  • Eventuell Übernachtungskosten
  • eventuell Reisekosten
  • Verpflegung Caller und Gäste

Dies war der erste Block zur Veranstaltung. Nachdem die Kosten zusammengetragen worden muss der Eintrittspreis für die Gäste bestimmt werden. Hier muss man von Schätzungen ausgehen, wieviel Gäste kommen werden. Danach richtet sich dann der Eintrittspreis. Nun startet das Marketing. Es beginnt mit dem Entwurf des Flyers für die Werbung. Tänzer nutzen gerne noch Papierflyer, die auf Veranstaltungen ausliegen.

Marketing. Das bedeutet einen Werbeflyer gestalten, auf dem alle relevanten Informationen vorhanden sind. Dazu gehören verschiedene Angaben, welche die Tänzer gerne hätten.

  • Name der Veranstaltung
  • Datum der Veranstaltung
  • Tanzort
  • Caller
  • Tanzlevel
  • Eintrittspreis
  • Buffett Ja/ Nein,
  • Verkauf von Essen und Getränke
  • Übernachtungsmöglichkeiten

Wenn der Flyer fertig ist, muss die Veranstaltung auch beworben werden. Also ein Marketing gemacht werden. Überlicherweise nutzt man hier die Medien wie Social Media. Daneben aber auch Veranstaltungen, die man selber besucht, als Gast. Natürlich muss es auch eine Website geben, auf der es die Möglichkeit gibt, sich zur Veranstaltung anmelden zu können. Auch diese Website wird von mir gepflegt.

  • Social Media
    • Facebook
    • Instragram
    • Tik Tok
  • Veranstaltungen anderer Verein
    • Auslage gedruckte Flyer
  • Website
    • Werbung
    • Anmeldung

Verwalten und Dokumentieren. Die Anmeldungen zu den Veranstaltungen müssen ja irgendwie verwaltet werden. Wie will man sonst die Veranstaltung durchführen. Anmeldebestätigungen schreiben, oder Fragen zur Veranstaltung beantworten.

  • Anmeldelisten führen
  • Bestätigungen auf Wunsch gesondert schreiben
  • Fragen von Teilnehmern beantworten
  • Controlling
    • Zahlungseingänge prüfen

Nach dem alle Veranstaltungen erledigt sind, kommt immer das schwierigste, das Finanzamt. Auch das möchte bedient werden. Hier mache die komplette Steuererklärung selber. Natürlich zu vergessen, die ganz normale Einkommenssteuererklärung. Hier immer direkt über das Programm „Elster“ über internet.

  • Einnahmeüberschußrechnung
    • Betriebseinnahmen
    • Betriebsausgaben
    • Betriebsinventar
      • Maschinen
      • Computer
      • Möbel
  • Umsatzsteuererklärung
  • Gewerbesteuererklärung
  • Einkommenssteuererklärung
    • Angestellt
    • Werbungskosten